Kuopion Lasten Sirkus ry
Päivitetty 5.11.2026
1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Kuopion Lasten Sirkus ry
Y-tunnus: 0623850-3
Siikaranta 4, 70620 Kuopio
Verkkosivusto: https://kuopionsirkus.com
Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö:
heikki@kuopionsirkus.com
2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
Kuopion Lasten Sirkus ry käsittelee henkilötietoja sirkusopetuksen, esitysten, tapahtumien, verkkokaupan ja yhdistyksen muun toiminnan järjestämiseksi.
Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:
- Oppilaiden ilmoittautuminen ja oppilashallinto
- Opetusryhmien ja osallistumisten hallinta
- Yhteydenpito oppilaisiin ja huoltajiin
- Kurssimaksujen laskutus ja maksujen seuranta
- Esitysten, tapahtumien ja tilausten järjestäminen
- Valokuvaus- ja videointilupien hallinta
- Yhdistyksen toiminnasta tiedottaminen
- Verkkokaupan tilausten ja maksujen käsittely
- Työsuhteiden, palkanmaksun ja työnantajavelvoitteiden hoitaminen
- Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen
3. Käsiteltävät henkilötiedot
Oppilaat ja huoltajat
Oppilasrekisterissä käsitellään seuraavia henkilötietoja:
- Oppilaan nimi ja syntymäaika
- Osoite
- Puhelinnumero ja sähköpostiosoite
- Huoltajien nimet ja yhteystiedot
- Ilmoittautumis- ja opetusryhmätiedot
- Osallistumis- ja laskutustiedot
- Kuvaus- ja julkaisulupia koskevat tiedot
- Hobiver-käyttäjätiliin liittyvät tiedot
Yhdistys ei kerää oppilasrekisteriin terveystietoja tai allergiatietoja.
Verkkokaupan asiakkaat
Verkkokaupassa käsitellään tilauksen toteuttamiseksi tarvittavia tietoja, kuten asiakkaan nimeä, yhteystietoja, tilauksen sisältöä sekä maksu- ja toimitustietoja.
Työntekijät
Työntekijöistä käsitellään työsuhteen hoitamisen kannalta tarpeellisia tietoja, kuten yhteystietoja, työsuhdetietoja, palkkatietoja ja lakisääteisten työnantajavelvoitteiden edellyttämiä tietoja.
Työnhakijoiden tietoja ei säilytetä rekrytointiprosessin päätyttyä, ellei niiden säilyttämiseen ole lakisääteistä tai muuta perusteltua tarvetta.
4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet
Henkilötietojen käsittely perustuu EU yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 6 artiklan mukaisiin oikeusperusteisiin:
Sopimuksen täytäntöönpano: sirkusopetukseen ilmoittautuminen, osallistumisen hallinta, verkkokaupan tilausten käsittely ja työsuhteiden hoitaminen.
Lakisääteinen velvoite: kirjanpito, verotus, palkanmaksu ja muut lakisääteiset velvoitteet.
Oikeutettu etu: yhdistyksen toiminnan tarpeellinen hallinnointi, tietoturvan ylläpito ja oikeusvaatimusten käsittely silloin, kun rekisteröidyn oikeudet eivät syrjäytä tätä etua.
Suostumus: tunnistettavien henkilöiden valokuvien ja videoiden julkaiseminen yhdistyksen verkkosivuilla, sosiaalisessa mediassa, painotuotteissa ja markkinoinnissa.
Suostumuksen antaminen on vapaaehtoista, eikä sen antamatta jättäminen vaikuta oikeuteen osallistua sirkusopetukseen.
5. Tietojen kerääminen ja Hobiver-järjestelmä
Henkilötietoja kerätään ensisijaisesti rekisteröidyiltä itseltään tai alaikäisten oppilaiden huoltajilta.
Oppilashallinnassa käytetään Hobiver-järjestelmää, jonka kautta hoidetaan ilmoittautumisia, oppilastietojen hallintaa ja toimintaan liittyvää yhteydenpitoa.
Oppilaille ja huoltajille voidaan luoda henkilökohtaiset käyttäjätunnukset Hobiver-järjestelmään.
Käyttäjätunnusten avulla voidaan tarkastella ja hallita järjestelmän tarjoamia oppilas- ja ilmoittautumistietoja.
6. Henkilötietojen säilytysajat
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin niiden käsittely on tarpeellista.
Oppilas- ja huoltajatiedot: poistetaan tai anonymisoidaan pääsääntöisesti viimeistään yhden vuoden kuluttua viimeisen harrastuskauden päättymisestä, ellei pidempi säilyttäminen ole tarpeen lakisääteisen velvoitteen tai oikeusvaatimuksen vuoksi.
Verkkokaupan asiakastiedot: verkkokaupan operatiiviset asiakas- ja tilaustiedot poistetaan tai anonymisoidaan kahden vuoden kuluttua tilauksesta, ellei niiden pidempään säilyttämiseen ole perusteltua syytä. Lakisääteiseen kirjanpitoon kuuluvat tiedot säilytetään erikseen lain edellyttämän ajan.
Kirjanpitoaineisto: tositteet ja liiketapahtumia koskeva aineisto säilytetään vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi. Tilinpäätökset ja kirjanpidot säilytetään vähintään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä.
Työntekijöiden tiedot: säilytetään työsuhteen ajan ja sen päättymisen jälkeen soveltuvan lainsäädännön ja perusteltujen säilytystarpeiden mukaisesti.
Kuvaus- ja julkaisuluvat: säilytetään niin kauan kuin luvan perusteella tapahtuva käsittely jatkuu sekä tarpeellisen ajan luvan osoittamiseksi.
Yhteydenotot: säilytetään asian käsittelyn edellyttämän ajan.
Säilytysajan päätyttyä tiedot poistetaan tai anonymisoidaan turvallisesti.
7. Henkilötietojen vastaanottajat ja palveluntarjoajat
Henkilötietoja käsittelevät yhdistyksen toiminnassa vain henkilöt, joiden tehtävät sitä edellyttävät.
Yhdistys käyttää toiminnassaan seuraavia palveluita:
- Hobiver: ilmoittautuminen ja oppilashallinto
- BlueCommerce: verkkokauppa ja siihen liittyvät maksutoiminnot
- Webbinen ja cPanel: verkkosivuston tekninen ylläpito ja palvelinympäristö
- Ulkopuolinen kirjanpitäjä ja palkanlaskija: taloushallinto ja työnantajavelvoitteiden hoitaminen
Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lakisääteisten velvoitteiden perusteella.
Yhdistys ei myy henkilötietoja ulkopuolisille.
8. Henkilötietojen siirrot EU ja ETA ulkopuolelle
Yhdistyksen käyttämät ulkopuoliset verkkopalvelut voivat käsitellä henkilötietoja myös EU tai ETA ulkopuolella.
Mahdollisissa kansainvälisissä tietojensiirroissa noudatetaan GDPR vaatimuksia ja käytetään soveltuvaa siirtoperustetta sekä tarvittavia suojatoimia.
Palveluntarjoajakohtaiset tietojensiirrot ja niiden perusteet tarkistetaan tarvittaessa palveluntarjoajien tietosuojadokumentaatiosta.
9. Valokuvaaminen, videointi ja markkinointi
Yhdistyksen opetuksessa, harjoituksissa, esityksissä ja tapahtumissa voidaan ottaa valokuvia ja videoita.
Tunnistettavien oppilaiden kuvien ja videoiden julkaisemiseen pyydetään erillinen suostumus ilmoittautumisen yhteydessä.
Suostumuksen kattamat julkaisukanavat voivat sisältää:
- Yhdistyksen verkkosivut
- Sosiaalisen median kanavat
- Esitteet, julisteet ja muut painotuotteet
- Yhdistyksen markkinointi ja mainonta
Suostumus voidaan peruuttaa milloin tahansa lähettämällä sähköpostia osoitteeseen heikki@kuopionsirkus.com.
Peruuttamisen jälkeen yhdistys lopettaa kyseiseen suostumukseen perustuvan julkaisemisen ja poistaa hallinnassaan olevat julkaisut tai muokkaa niitä soveltuvin osin.
Jo jaettuja painotuotteita tai kolmansien osapuolten tallentamia ja edelleen jakamia sisältöjä ei välttämättä voida poistaa kokonaan.
10. Verkkosivusto, evästeet ja Google Maps
Yhdistyksen verkkosivusto sijaitsee osoitteessa https://kuopionsirkus.com.
Verkkosivusto ja verkkokauppa voivat käyttää teknisesti välttämättömiä evästeitä esimerkiksi sivuston toiminnan, ostoskorin ja tietoturvan toteuttamiseen.
Sivustolla käytetään myös Google Maps -karttapalvelua. Kartan lataaminen voi välittää Googlelle teknisiä tietoja, kuten käyttäjän IP-osoitteen, ja palvelu voi käyttää evästeitä tai muita vastaavia tekniikoita.
Jos Google Maps käyttää muita kuin välttämättömiä evästeitä tai vastaavia tekniikoita, niiden käyttö edellyttää soveltuvan lainsäädännön mukaista ennakkosuostumusta.
Google-palveluiden tietosuojakäytännöistä saa lisätietoja osoitteesta https://policies.google.com/privacy.
11. Henkilötietojen suojaaminen
Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti.
Pääsy henkilötietoihin rajataan henkilöille, jotka tarvitsevat tietoja tehtäviensä hoitamiseen.
Henkilötietojen suojaamisessa käytetään asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä, kuten käyttäjätunnuksia, käyttöoikeuksien hallintaa ja järjestelmien tietoturvan ylläpitoa.
12. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti tilanteesta riippuen oikeus:
- Saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
- Tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot
- Pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista
- Pyytää henkilötietojen poistamista
- Pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista
- Vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä
- Saada tiedot siirretyksi järjestelmästä toiseen soveltuvissa tilanteissa
- Peruuttaa antamansa suostumus
Tietosuojaa koskevat pyynnöt voi lähettää osoitteeseen:
Yhdistys vastaa pyyntöihin tietosuoja-asetuksen edellyttämässä määräajassa, pääsääntöisesti kuukauden kuluessa.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle, jos hän katsoo henkilötietojensa käsittelyn rikkovan tietosuojalainsäädäntöä.
Tietosuojavaltuutetun toimisto: https://tietosuoja.fi
13. Tietosuojaselosteen päivittäminen
Kuopion Lasten Sirkus ry päivittää tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa toiminnan, käytettyjen palveluiden tai lainsäädännön muuttuessa.
Ajantasainen tietosuojaseloste on saatavilla yhdistyksen verkkosivustolla.